IKASI SARANA DAN PRASARANA ADMINISTRASI PERKANTORAN

A. Jenis-Jenis Sarana dan Prasarana Kantor

Pengertian sarana menurut KBBI, adalah segala sesuatu yang dapat dipakai sebagai alat dalam mencapai maksud atau tujuan; alat

Prasarana adalah segala sesuatu yang merupakan penunjang utama terselenggaranya suatu proses (usaha, pembangunan, proyek)

1. Peralatan/Perlengkapan Kantor (Offiece Supplies)

Peralatan/perlengkapan adalah alat atau bahan yang digunakan untuk membantu pelaksanaan pekerjaan kantor, sehingga menghasilkan suatu pekerjaan yang diharapkan selesai lebih cepat, lebih tepat, dan lebih baik.

a. Peralatan/perlengkapan dilihat dari bentuknya

1) Berbentuk lembaran

2) Berbentuk non lembaran

3) Berbentuk buku

b. Peralatan/perlengkapan dilihat dari penggunaannya

1) Barang habis pakai

2) Barang tidak habis pakai

2. Mesin-Mesin Kantor (Office Machine)

3. Mesin Komunikasi Kantor

4. Perabot Kantor (Office Furniture)

5. Interior Kantor (Office Arrangement)

6. Tata Ruang Kantor (Office Lay Out)

Definisi ruang kantor:

1. Drs. The Liang Gie, dalam buku administrasi perkantoran modern, adalah penyusunan alat-alat pada letak yang tepat serta pengaturan kerja yang memberikan kepuasan bekerja bagi para karyawan

2. Littlefield dan Peterson, dalam buku Modern Office Management, tata ruang kantor dapat dirumuskan sebagai penyusunan alat perlengkapan [ada luas ruang yang tersedia

a. Tujuan tata ruang

1) Memberikan kenyamanan kepada karyawan

2) Memanfaatkan ruangan kantor dengan maksimal, sehingga tidak ada ruang yang tidak berguna

3) Memudahkan arus komunikasi dan arus kerja

4) Memudahkan dalam pengawasan

5) Memudahkan dalam pemberian pelayanan

6) Memudahkan gerak karyawan dalam bekerja

7) Memberikan rasa aman dan keleluasaan pribadi

8) Menjauhkan dari kebisingan yang terjadi

9) Memberikan pencitraan yang baik kepada pelanggan maupun tamu perusahaan

b. Bentuk-bentuk tata ruang kantor

1) Ruang kantor terbuka

Adalah ruangan dimana semua kegiatan karyawan dilakukan bersama-sama dalam satu ruangan tanpa dipisahkan oleh tembok ataupun penyekat dari kayu

a) Keuntungan

- Mudah merubah ruangan

- Mudah dalam berkomunikasi

- Mudah dalam pengawasan

- Menghemat penggunaan

- Memudahkan penempatan, penggunaan dan perawatan peralatan kerja

- Cahaya mudah masuk dan udara mudah beredar, sehingga suasana lebih segar

b) Kerugian

- Sulit melakukan pekerjaan rahasia

- Kebisingan akan membuat konsentrasi kerja terganggu

- Karyawan kurang leluasa dalam hal menyangkut pribadi

2) Ruang kantor tertutup

Ruangan dipisahkan oleh tembok-tembok atau penyekat yang terbuat dari kayu

a) Keuntungan

- Pekerjaan yang sifatnya rahasia dapat terjaga

- Pimpinan maupun karyawan dapat bekerja lebih tenang, karena terhindar dari kebisingan

- Karyawan lebih leluasa dalam bekerja

b) Kerugian

- Pengawasan lebih sulit karena terhalang oleh penyekat

- Cahaya sulit masuk dan udara lebih sulit beredar sehingga suasana lebih pengap dan gerah.

- Perubahan tempat lebih sulit dilakukan

3) Ruang kantor semi tertutup

Ruangan yang disekat hanya setinggi 1,5 meter.

a) Keuntungan: menjaga privasi kerja

b) Kerugian: perubahan tempat lebih sulit dilakukan

c. Pedoman pembuatan tata ruang kantor

1) Asas-asas tata ruang kantor

a) Asas jarak terpendek

b) Asas rangkaian kerja

c) Asas penggunaan seluruh ruangan

d) Asas integrasi kegiatan

e) Asas perubahan susunan tempat kerja

f) Asas keamanan dan kepuasan karyawan

2) Prinsip-prinsip tata ruang kantor

a) Bagian atau fungsi kerja yang berhubungan ditempatkan berdekatan

b) Pekerjaan dilakukan secara berkesinambungan dalam garis lurus

c) Alur kerja harus sederhana

d) Perlengkapan kantor diletakan dekat karyawan yang menggunakannya

e) Sebaiknya meja dan kursi dalam satu bagian mempunyai ukuran yang sama

f) Perhatikan cahaya, sebaiknya tidak ada karyawan yang menghadap cahaya langsung

g) Jika pekerjaannya banyak berhubungan dengan masyarakat, sebaiknya ditempatkan di bagian terdepan

h) Jika ada pekerjaan yang dapat mendatangkan kebisingan, sebaiknya dijauhkan dari bagian-bagian yang lain dan ditempatkan dekat jendela

3) Faktor yang mempengaruhi tata ruang kantor

a) Sistem pencahayaan/penerangan

Ada empat jenis pencahayaan:

· Natural lighting= sinar matahari

· Task lighting

· Ambient lighting= lampu-lampu langit-langit

· Accent lighting=daerah-daerah tertentu

Sistem pencahayaan/penerangan ada empat:

· Penerangan direct

· Penerangan semi direct

· Penerangan indirect

· Penerangan semi indirect

b) Sistem warna

Menurut Darul Amin Jemmy, warna-warna yang lembut akan cocok dengan suasana kerja, diantaranya: abu-abu cerah, krem, warna gading (broken white), dan warna lainnya yang memiliki tingkat pantul cahaya yang dianjurkan.

Macam-macam warna:

· Warna primer: merah, biru, kuning

· Warna sekunder: warna yang dihasilkan dari campuran warna primer

· Warna tersier: campuran dari warna primer dan sekunder

Arti warna dan efek psikologis:

· Merah:berani, sensual, merah

· Kuning: kehangatan, bercahaya dan cerah

· Hijau: alami

· Biru: harmonis, tenang, lapang

· Putih: orisinal, ringan, polos, tenteram, nyaman, terang

· Merah muda: ceria, romantis

· Oranye: bersahabat, hampir sama dengan merah, dll

Pertimbangan dalam memilih warna ruang:

· Ukuran ruang

· Lokasi bangunan

· Lokasi ruangan

· Tipe ruang

· Bentuk ruang

· Tinggi ruang

Keuntungan penggunaan warna yang sesuai

· Kantor lebih menarik dan menyenangkan

· Ruangan tidak terlalu silau akibat cahaya yang berlebihan

· Karyawan dapat bekerja lebih semangat, tenang, dan gembira

· Produktivitas kerja karyawan akan meningkat

· Karyawan merasa lebih lega dan rasa tertekan dapat berkurang

· Dapat meningkatkan citra yang baik bagi perusahaan

c) Sistem pengaturan udara ruangan

Prof. Sutarman, seorang Guru Besar Fisiologi Fakultas Kedoktera UI menyatakan “beban panas yang berlebihan dapat menurunkan prestasi kerja”. Suhu udara untuk kondisi bekerj dengan nyaman adalah 25,6⁰C.

Cara mengatasi udara yang panas dan lembab, yaitu:

- Ruangan kantor menggunakan AC yang dapat mengatur suhu secara otomatis

- Membuat ventilasi (lubang udara) yang cukup

- Memakai pakaian kerja yang sesuai dengan kondisi ruang

Keuntungan pengaturan udara yang tepat dan baik:

- Karyawan lebih nyaman dalam bekerja

- Semangat kerja karyawan dapat meningkat

- Kesehatan karyawan lebih terpelihara

- Produktivitas kerja lebih meningkat

- Kualitas kerja menjadi lebih baik

- Memberi kesan yang baik kepada tamu

d) Sistem penataan suara

Suasana yang diperlukan dalam bekerja adalah tenang terutama yang membutuhkan konsentrasi. Tapi jika gaduh dapat menimbulkan produktivitas menurun.

Berikut hal yang ditimbulkan akibat suara gaduh:

- Konsentrasi karyawan terganggu

- Semangat kerja karyawan menuru

- Dapat terjadi gangguan mental/saraf karyawan

- Karyawan tambah lelah

- Kesalahan kerja banyak terjadi

- Produktivitas kerja rendah

Cara mengurangi tingkat kebisingan:

- Ruangan diberi penyadap suara

- Di bawah mesin tik diberi alas karet. Sehingga suaranya dapat diredam

- Pengadaan printer usahakan tidak terlalu bersuara (laser)

- Gerakan disiplin karyawan harus mendapat perhatian

- Tempat pesawat telepon usahakan di tempat khusus

B. Pengelolaan Sarana dan Prasarana Kantor

Kegiatan pengelolaan sarana dan prasarana kantor meliputi: pengadaan, penyimpanan, pemeliharaan, inventarisasi, dan laporan sarana dan prasarana.

1. Pengadaan

Adalah semua kegiatan penyediaan sarana dan prasarana (perbekalan) untuk menunjang pelaksanaan tugas.

Hal-hal yang perlu diperhatikan dalam menyusun perencanaan sarana dan prasarana kantor:

· Gunakan prosedur pengelolaan sarana dan prasarana

· Tentukan jenis, kuantitas dan kualitas sarana dan prasarana yang dibutuhkan

· Sediakan dan gunaka sarana dan prasarana dalam kegiatan operasional

· Penyimpanan dan pemeliharaan sarana dan prasarana

· Kumpulkan dan kelola data sarana dan prasarana

· Penghapusan sarana dan prasarana sesuai dengan prosedur yang berlaku

Spesifikasi barang yang perlu direncanakan:

a. Barang habis pakai

Kegiatan perencanaan barang habis pakai:

1) Menyusun daftar perlengkapan yang sesuai dengan kebutuhan

2) Menyusun perkiraan biaya yang diperlukan untuk pengadaan barang

3) Menyusun rencana pengadaan barang

b. Barang tak habis pakai

1) Menyusun dan menganalisa keperluan perlengkapan sesuai dengan rencana kegiatan serta memperhatikan perlengkapan yang masih ada

2) Memperkirakan biaya perlengkapan

3) Menetapkan skala prioritas menurut dana yang tersedia

4) Menyusun rencana pengadaan tahunan

c. Barang tidak bergerak

1) Tanah

Perencanaan tanah sebagai berikut;

a) Menyusun rencana pengadaan tanah

b) Mengadakan survei untuk menentukan lokasi tanah

c) Mengadakan survei terhadap adanya sarana jalan

d) Mengadakan survei harga dilokasi

e) Mengajukan rencana anggaran kepada satuan organisasi yang ditetapkan baik di daerah maupun pusat, dengan melampirkan data yang disusun dari hasil survey

2) Bangunan

Perencanaan bangunan meliputi:

a) Mengadakan survei tentang keperluan bangunan

b) Mengadakan perhitungan luas bangunan

c) Menyusun rencana anggaran biaya

d) Menyusun tahapan rencana anggaran yang disesuaikan dengan rencana tahapan pelaksanaan secara teknis, serta memperkirakan anggaran yang disediakan dengan memperhatikan skala prioritas

Langkah-langkah dalam pengadaan barang atau bahan kantor;

a. Bagian yang membutuhkan barang membuat surat permohonan atau daftar permintaan barang ke bagian gudang

b. Petugas gudang memeriksa persediaan atau stok barang di gudang

c. Surat diserahkan ke bendahara. Kemudian, bendahara akan memeriksa kebutuhan barang/bahan kantor

d. Selanjutnya meminta persetujuan kepada pimpinan/kepala

e. Sebelum barang diterima, barang tersebut diperiksa atau diuji (kuantitas dan kualitasnya)

f. Sesudah dicatat barang-barang disimpa di gudang untuk didistribusikan ke unit yang membutuhkan

2. Penyimpanan

Adalah kegiatan yang dilakukan oleh satuan kerja atau petugas gudang untuk menampung hasil pengadaan barang/bahan kantor, baik berasal dari pembelian, instansi lain, atau yang diperoleh dari bantuan

a. Tujuan penyimpanan barang/bahan kantor:

1) Agar barang tidak cepat rusak

2) Agar tidak terjadi kehilangan barang

3) Agar tersusun rapi sehingga mudah ditemukan apabila barang tersebut dicari

4) Memudahkan dalam pengawasan

5) Memudahkan dalam analisa

b. Sebelum penyimpanan dilakukan sebaiknya memperhatikan:

1) Persediaan alat-alat pemeliharaan yang diperlukan

2) Pergudangan yang memenuhi syarat-syarat yang ditentuka

3) Sifat barang yang disimpan

4) Sarana penyimpanan dan pemeliharaan

5) Prosedur dan tata kerja

6) Biaya yang disediakan

7) Tenaga yang diperlukan

8) Jangka waktu penyimpanan

c. Cara penyimpanan barang/bahan kantor:

1) Barang disimpan berdasarkan klasifikasi (jenis, berat, merek dan satuan barang)

2) Barang disimpan dalam keadaan bersih

3) Barang disimpan dalam ruangan yang cukup ventilasi

4) Barang disimpan ditempat yang memadai

5) Barang disimpan rapi dengan kode yang telah ditentukan agar mudah dicari

6) Barang disimpan harus terhindar dari sengatan matahari atau siraman air

7) Barang disimpan harus di ruangan yang dapat dikunci

8) Barang yang disimpan harus sudah dihitung dan dicatat dalam buku persediaan

9) Barang yang biasanya dikeluarkan lebih cepat sebaiknya diletakkan di bagian terdepan sebaliknya barang yang dikeluarkan lebih lama disimpan lebih dalam

3. Pemeliharaan

Adalah kegiatan terus menerus untuk mengusahakan agar barang/bahan kantor tetap dalam keadaan baik atau siap untuk dipakai

Tujuan pemeliharaan sarana dan prasarana kantor;

· Agar barang tidak mudah rusak karena hama/suhu/cuaca

· Agar barang tidak mudah hilang

· Agar barang tidak kadaluarsa

· Agar barang tidak mudah susut

· Agar sarana dan prasarana selalu dalam keadaan bersih

Kegiatan pemeliharaan sarana dan prasarana dapat dilakukan dengan berbagai cara:

a. Pemeliharaan berdasarkan waktu

1) Pemeliharaan sehari-hari

2) Pemeliharaan berkala (menurut jangka waktu tertentu, seminggu sekali, sebulan sekali, dll)

b. Pemeliharaan berdasarkan jenis barang

1) Pemeliharaan barang bergerak: kendaraan bermoto, mesin kantor dan alat elektronik

2) Pemeliharaan barang tidak bergerak: membersihkan debu-debu yang menempel pada alat, sebaiknya dilakukan setiap hari

Contoh kegiatan pemeliharaan sarana dan prasarana:

· Sediakan kamper (kapur barus) untuk mencegah hama atau lakukan penyemprotan

· Bersihkan sarana dan prasarana agar bebas dari debu

· Sediakan alat pemadam kebakaran

· Jangan menyimpan bahan bakar

· Pasang pengumuman dilarang merokok

· Gunakan sarana dan prasarana sesuai SOP (Standard Operating Procedure)

· Pisahkan barang-barang yang rusak dan tidak rusak

· Perbaiki barang-barang yang rusak

· Simpan barang-barang dengan baik dan benar

· Simpan kembali barang yang telah digunakan pada tempat semula

· Matikan listrik dan AC sebelum pulang kera

· Tutup rapat laci dan lemari agar binatang kecil tidak mudah masuk

· Tutup jendela ruangan sebelum pulang kerja

4. Inventarisasi

Tujuan inventarisasi sarana dan prasarana;

· Agar peralatan tidak mudah hilang

· Adanya bukti secara tertulis terhadap kegiatan pengelolaan barang sehingga dapat dipertanggungjawabkan

· Memudahkan dalam pengecekan barang

· Memudahkan dalam pengawasan

· Memudahkan ketika mengadakan kegiatan mutasi/penghapusan barang

Untuk memudahkan inventarisasi diperlukan buku-buku atau format pencatatan

a. Buku induk inventaris

Adalah buku yang digunakan untuk mencatat semua barang inventaris yang sudah/pernah dimiliki oleh suatu kantor.

b. Buku golongan barang inventaris

Adalah buku pembantu yang digunakan untuk mencatat barang-barang inventaris menurut golongan yang telah ditentukan, masing-masing berdasarkan klasifikasi kode barang yang telah ditentukan. Buku ini digunakan untuk mencatat barang yang tidak habis pakai.

c. Buku catatan barang noninventaris

Adalah buku yang digunakan untuk mencatat semua barang noninventari (barang yang belum diketahui statusnya) yang dimiliki oleh suatu kantor.

5. Laporan sarana dan prasarana

Adalah suatu kegiatan yang bertujuan untuk melaporkan keadaan sarana dan prasarana kantor, baik persediaan, mutasi maupun keadaan fisik dari sarana dan prasarana tersebut dalam periode waktu tertentu. Laporan ini biasanya dibuat dalam jangka waktu tiga bulan, enam bulan atau satu tahun.

a. Fungsi adanya laporan sarana dan prasarana

1) Sebagai bahan pertanggungjawaban

2) Sebagai pengendali persediaan

3) Memberikan informasi tentang barang yang tersedia dan mutasi barang

4) Sebagai dasar/bahan dalam pengambilan keputusan pimpinan

b. Dalam menyampaikan laporan secara tertulis kepada pimpinan, sebaiknya dilampiri dengan beberapa bukti atau catatan pendukung, diantaranya:

1) Bukti penerimaan barang

2) Bukti pembelian barang

3) Bukti pengeluaran barang

4) Kartu barang

5) Kartu persediaan

6) Daftar inventaris

7) Daftar rekapitulasi barang inventaris

c. Teknik pembuatan laporan dapat disusun sebagai berikut;

1) Memeriksa barang

2) Menghitung persediaan barang awal tahun anggaran

3) Menghitung penerimaan dan pengadaan barang

4) Menghitung pengeluaran barang

5) Menghitung sisa persediaan

6) Mencatat mutasi barang

7) Melaporkan kepada atasan atau pimpinan