Cara Penyimpanan Dokumen yang Efisien

Pernahkah anda pusing ketika akan mencari file yang sudah diarsipkan?, ya kalau saya sih pernah. mungkin anda juga pernah kali ya. padalah penyimpanan dokumen yang efisien akan memudahkan pencarian saat dibutuhkan. emh…..g mana ya caranya ya?//

seberapa banyak dokumen berbentuk kertas yang digunakan manusia?,  Word  Resource Institute mencatat, penggunaan komputer diperkirakan menghasilkan 115 miliar kertas setiap tahun yang dipenuhi produksi kertas sebanyak 300 juta ton setiap tahunnya. itu artinya penyimpanan dokumen dalam bentuk kertas terus dilakukan dengan meneruskan, memindai (scan), atau membuangnya.

Nah, kesulitan yang kerap mengemuka adalah jika dokumen tersebut harus dilakukan penyimpanan yang baik dengan teknik pendokumentasian, termasuk pengetahuan sistem penyimpanan dokumen (filing system) dan beberapa prosedur efektif yang diperlukan.

Berikut adalah cara yang tepat mengorganisasikan dokumen, diantaranya adalah sebagai berkut:

1. Gunakan label katagori utama pada map atau folder dan hanging folder dan tempatkan map-map subkategori ke dalamnya. posisikan label-label agar mudah dilihat.
2. Batasi jumlah dokumen hingga empat atau lima map dalam hanging folder sesuai dengan ketebalan map. Pisahkan dokumen  dalam dua map jika jumlahnya melebihi 30 lembar dalam satu mapnya.
3. Buat penempatan dokumen secara sistematis dengan meletakan dokumen terbaru pada sisi terdepan dalam map. penggunaan steples disarankan.
4. Gunakan label berwarna pada map dan hanging folder untuk membedakan kategori, termasuk warna map dan hanging folder. contohnya warna hijau untuk dokumen keungan , merah (proyek terkini), dan biru untuk pemasaran.
5. Gunakan map atau folder dengan identifikasi seperti map sepertiga cut dengan lokasi label di kiri, tengah dan kanan dalam sebuah hanging folder agar label mudah terlihat. hindari penggunaan map straight cut yang akan menyulitkan dalam pencarian.
6. Arsipkan dokumen secara sistematis seperti alfabet/ data pelanggan, kategori atau penomoran mulai dari tanggal nomor invoice dan sebagainya. Tempatkan dokumen dalam kategori yang sering digunakan diposisi depan laci filing cabinet.
7. berikan ruang gerak setidaknya 2 cm dari hanging folder terluar ke sisi dalam laci filing cabinet untuk memudahkan bergeser  ke depan  dan kebelakang. sisa ruang akan memudahkan mengambil dan menukar dokumen.
8. Pisahkan dokumen berdasarkan frekuensi penggunaannya. dokumen yang sering digunakan sebaiknya diletakan dalam datatray di meja atau yang mudah dijangkau. untuk dokumen yang tidak terlalu sering digunakan bisa diarsipkan di filing cabinet dan untuk dokumen yang jarang sekali digunakan bisa disimpan di dalam boks  yang diberi label tahun dan keterangan isi, serta diletakan di kompartemen dokumen yang terpisah.
9. gunakan label pada laci filing cabinet dengan kata kunci yang menggambarkan isi dokumen termasuk label pada hanging folder dan map dokumen.
10. sesuaikan jenis dan ukuran arsip atau dokumen dengan produk  penyimpanan yang tepat.

Percepatan teknologi memang memungkinkan penyimpanan elektronik, namun tak secara signifikan memperlihatkan perubahannya. dengan sistem penyimpanan dokumen yang efisien, menyortir dokumen, dan pengaturan lokasi dokumen, akan sangat membantu saat dibutuhkan.